Jeżeli, urząd do którego złożyliśmy wniosek na poszukiwania zabytków, nie wydał decyzji w
terminie, przysługuje nam środek prawny zwalczający bezczynność urzędu i przewlekłość postępowania, jakim jest  ponaglenie. Coraz większym problemem w urzędach jest nieterminowe załatwianie spraw, Problem ten dotyczy również nieterminowo prowadzonych postępowań odwoławczych przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Nie bójcie się korzystać z przysługujących wam praw.

Za datę wszczęcia postępowania uważa się datę wpływu wniosku do urzędu. Urząd powinien w pierwszej kolejności ustalić  krąg osób będących stronami postępowania i sprawdzić, czy nasze podanie zawiera wszystkie określone przepisami elementy. Jeśli czegoś brakuje, urząd wezwie nas do uzupełnienia braków formalnych ( braki formalne wniosku omówimy w oddzielnym artykule). Okresów takich wezwań i potrzebnego czasu na uzupełnienie dokumentacji,  czyli niezawinionego przez urząd, nie wlicza się do terminu postępowania. Do uzupełnień urząd powinien nas wezwać jednak w pierwszych dniach od przyjęcia wniosku. Niestety, bardzo często dochodzi do sytuacji, gdy urząd dokonuje tego wezwania dopiero tuż przed upływem 30 dni. ( często również po upływie tego terminu i to znacznie przekroczonym). Takie sytuacje nie powinny mieć miejsca, ponieważ oznacza to, że organ do tej pory nie prowadził żadnego postępowania i nie wykonał żadnego ruchu zmierzającego do wydania decyzji. Żeby obliczyć rzeczywisty czas pozostawania urzędu w bezczynności, musimy odjąć od całości ten czas, który był potrzebny na uzupełnienie braków formalnych, łącznie z wysłaniem zawiadomienia.

W przypadku poszukiwań mamy do czynienia z postępowaniem wyjaśniającym. Nie da rady w tym przypadku wydać decyzji mechanicznie, niemal od ręki. Standardowo jest 30 dni na takie postępowanie. Jeżeli urząd z jakiegoś powodu nie może wydać decyzji w ciągu 30 dni, musi przed upływem tego terminu zawiadomić o tym strony. Urząd w zawiadomieniu musi nie tylko określić nowy termin  wydania decyzji i poinformować o przysługującym nam prawie do ponaglenia ale przede wszystkim musi podać powód tej zwłoki. Nie oznacza to jedynie powoływania się na zbieranie i ocenę materiałów dowodowych ale musi uwzględniać fakty, czyli jakie tak naprawdę dowody i okoliczności urząd bada ponad te, które zostały urzędowi dostarczone, oraz jaka wystąpiła trudność. Działania urzędu muszą odzwierciedlać stan faktyczny, muszą być zgodne z prawdą.  Takim uzasadnieniem może być np. to, że teren na którym zamierzamy prowadzić poszukiwania jest wyjątkowo rozległy, ma wielu różnych właścicieli, których księgi wieczyste trzeba sprawdzić a ponadto znajduje się na wielu kartach AZP, które urząd musi przeanalizować, znajduje się na nim wiele zewidencjonowanych zabytków archeologicznych i trzeba wprowadzić sporo wykluczeń lub stref zakazu prowadzenia poszukiwań etc…Jeżeli, urząd nie wydaje decyzji, nie informuje  o tym,  to już po upływie 30 dni od wszczęcia postępowania możemy wnieść ponaglenie. Wnosimy je do organu wyższej instancji, którym dla urzędu konserwatora jest   MKiDN ( także Wojewoda), za pośrednictwem urzędu, który ponaglamy.

 Pośrednictwo oznacza, że faktycznie wysyłamy ponaglenie na adres urzędu. (w jaki sposób adresować ponaglenie znajdziecie w przedstawionych wzorach)

Nasze ponaglenie powinno zawierać uzasadnienie. Piszemy w nim jakie okoliczności wystąpiły, które świadczą o tym, że mamy do czynienia z bezczynnością i/lub przewlekłością postępowania. Jeżeli urząd nie wykonuje żadnych działań w ustawowych terminach, to mówimy głównie o bezczynności urzędu. Jeśli urząd niby coś robi ale widzimy, że to są działania pozorne, gra  na zwłokę, a pomiędzy kolejnymi działaniami urzędu są zbyt duże odstępy czasu, to możemy mówić także o przewlekłości urzędu. Urząd niezależnie od tego, że prześle naszą sprawę dalej, czyli organu nadrzędnego, to nadal może i powinien dążyć do wydania decyzji. Ponaglany urząd ma 7 dni na ustosunkowanie się do tego ponaglenia i przesłanie go do organu nadrzędnego. Organ wyższej instancji również ma 7 dni na ustosunkowanie się do ponaglenia. W praktyce niezwykle rzadko odbywa się to z zachowaniem wspomnianych terminów.

Po to, że, mimo iż organ nadrzędny rzadko się do ponaglenia ustosunkowuje w terminie, to urząd ponaglany czuje się jednak umotywowany do przyspieszenia wydania swojej decyzji i często tak się dzieje. Ponadto jest to środek, który obowiązkowo musimy wykorzystać, aby móc  następnie złożyć w przypadku braku reakcji ze strony urzędu, a także organu zwierzchniego, skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Ponaglenie jest w takiej sytuacji obowiązkowe ale nie oznacza, że musimy czekać na rozstrzygnięcie ponaglenia…Już na drugi dzień od wysłania ponaglenie możemy składać skargę do WSA, o czym napiszemy w kolejnych artykułach.

Przygotowaliśmy dla Was kilka przykładów ponaglenia. Dla  30 dni pozostawania urzędu w bezczynności i braku powiadomienia oraz gdy minęło już 60 dni od wszczęcia postępowania.  

Kolejny wzór dotyczy ponaglenia Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, które pozostaje w bezczynności wobec złożonego przez nas odwołania od decyzji WUOZ-u.  Postępowanie odwoławcze powinno się zakończyć w ciągu 30 dni. Nie ma w przepisach określonej możliwości przedłużenia takiego postępowania. Ponaglenie w tym przypadku kierujemy bez pośrednictwa, bezpośrednio do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Organ ten nie ma już praktycznie nad sobą organu zwierzchniego. 

Trudno traktować te wzory dosłownie, każdorazowo należy je dostosować do naszych potrzeb i stanu faktycznego. Pamiętajcie głównie o korekcie danych adresowych, dat pism etc. Tylko Wy macie pełną wiedzę na temat w jaki sposób jest prowadzone postępowanie a przypadek, przypadkowi nierówny. Jeżeli jakieś zdanie nie odzwierciedla dokładnie Waszej sytuacji zrezygnujcie z niego, zmieńcie, skorygujcie. Wzory są w formie edytowalnej. Podane przepisy , użyte argumenty w postaci orzeczeń, potraktujcie jako bazę.

Joanna Kaferska-Kowalczyk